App appuntamenti 2026: 6 soluzioni e i costi veri

Sono le 21:40, il salone è chiuso da due ore e il telefono vibra: « Domani hai posto per un colore? ». Lei risponde dal divano, controlla l'agenda che ha fotografato prima di uscire, propone le 15:30. La cliente legge alle 23 e chiede se si può fare alle 16.

Non è un caso isolato. Treatwell, nel 2019, dichiarava che il 47% delle prenotazioni sulla sua piattaforma arrivava fuori dall'orario di apertura. Un'app per gli appuntamenti serve a questo: a far scegliere l'orario al cliente, alle 21:40, senza di Lei. Resta da capire quale, e a che prezzo.

L'essenziale

1. Le app gratuite funzionano, con un tetto. Google Calendar dà una sola pagina di prenotazione con l'account personale; SimplyBook si ferma a 50 prenotazioni al mese, Reservio a 40. I promemoria SMS e gli acconti sono quasi sempre a pagamento.
2. Tre modelli di prezzo. Gratis con limiti, canone fisso (39-99 € al mese per un gestionale come Image & Beauty), oppure agenda gratuita e commissione sui clienti nuovi (25% sulla prima prenotazione dei clienti nuovi, su Treatwell).
3. I criteri che contano. Una durata per ogni servizio, un acconto dove serve, promemoria automatici e una pagina che mostra solo la Sua attività. Se per ora i promemoria li manda a mano, qui trova i messaggi di promemoria da copiare.
4. Legga il contratto. Treatwell e Image & Beauty chiedono 12 mesi minimi; il secondo si rinnova da solo se non lo disdice almeno 60 giorni prima della scadenza.
5. Traxo. 40 € + IVA al mese con pagamento annuale, o 50 € al mese senza vincoli, con il sito e la prenotazione; 3% solo sui pagamenti online.

App appuntamenti a confronto: prezzi, commissioni e limiti

La stessa griglia per tutte: cosa paga, dove si ferma la versione gratuita, chi vede il Suo cliente e cosa manca. I prezzi sono quelli pubblicati da ciascuno, letti il 21/09/2026.

Prezzi letti il 21/09/2026 sulle pagine ufficiali. Setmore pubblica i prezzi in dollari; la pagina di Image & Beauty non dice se i canoni sono IVA esclusa. Prezzi Traxo IVA esclusa.

Le fonti, una per una: le funzioni gratuite e a pagamento dei programmi appuntamenti di Google Calendar, i piani di Setmore, i limiti del piano Free di SimplyBook.me, le commissioni di Treatwell e i canoni e il contratto di Image & Beauty.

Esiste un'app per appuntamenti gratis?

Sì, e per chi lavora da solo con pochi servizi può bastare. Il punto è sapere dove si ferma, prima che si fermi in un sabato di dicembre.

Google Calendar

Con un account Google personale crea una sola pagina di prenotazione: il cliente vede gli orari liberi e prenota. I promemoria automatici via email, più programmi (per esempio uno per il taglio e uno per il colore), la verifica dell'email contro le prenotazioni spam e l'incasso di un pagamento richiedono un abbonamento idoneo a Google Workspace o Google One. È la soluzione giusta per chi fa un solo tipo di appuntamento, come una consulenza di mezz'ora, e ricorda da solo ai clienti di venire.

Setmore, SimplyBook.me e Reservio

Sono veri software di prenotazione con una versione gratuita. Setmore Free arriva fino a 4 utenti, ma manda un solo promemoria via email per appuntamento: gli SMS sono nel Pro. SimplyBook.me Free si ferma a 50 prenotazioni al mese con un solo operatore. Il piano Free di Reservio si ferma a 40 prenotazioni ogni 30 giorni e 100 clienti in archivio.

Faccia il conto al contrario: 50 prenotazioni al mese sono meno di 12 a settimana. Un'estetista che ne fa 40 esce dal piano gratuito già nella seconda settimana del mese.

Software prenotazioni con commissione: quando conviene?

Treatwell rovescia il conto: l'agenda non ha canone, ma su ogni cliente nuovo che arriva dalla sua vetrina trattiene il 25% della prima prenotazione, più IVA. Sulle prenotazioni ricorrenti la commissione è 0%, sui prepagamenti online il 2%. Il contratto dura almeno 12 mesi, che paghi al mese o all'anno.

Conviene quando la vetrina porta clienti che da soli non La troverebbero: un salone appena aperto, una via poco di passaggio, una città dove si cerca il centro estetico sull'app prima che su Google. E c'è chi ne è soddisfatto.

L'altra faccia è che la Sua scheda sta accanto a quelle dei saloni vicini, e che una prenotazione online non è per forza una persona vera. Lo segnala un'altra recensione, sulla stessa pagina.

Il rimedio più semplice alle prenotazioni finte non è un codice di verifica via SMS: è un acconto. Chi lascia 15 € per prenotare un trattamento lungo esiste, e di solito si presenta. Il bilancio completo di questo marketplace, costi e recensioni, è nella nostra analisi.

Cosa deve fare un'app per appuntamenti clienti?

Prima di scegliere, prenoti un appuntamento finto dal Suo telefono, come farebbe un cliente. Poi controlli questi sei punti.

1. Una durata per ogni servizio. Un taglio uomo e un colore non occupano la stessa ora. Se l'app ragiona solo a slot fissi di 30 minuti, il pomeriggio slitta.
2. Un'agenda per persona. Appena si lavora in due, ognuno ha i suoi giorni, le sue ferie e i servizi che sa fare. Controlli quanto costa ogni utente in più.
3. Promemoria automatici, e via SMS. Un'email del giorno prima finisce spesso tra le promozioni. Verifichi se gli SMS sono inclusi o a consumo.
4. Un acconto, servizio per servizio. Niente sul taglio veloce, qualcosa sul trattamento di due ore, con le condizioni di cancellazione accettate prima di pagare.
5. La sincronizzazione nei due sensi. Quello che segna nella Sua agenda personale deve sparire dagli orari prenotabili, altrimenti prima o poi due clienti si ritrovano sullo stesso orario.
6. Chi vede il Suo cliente, e chi tiene i dati. Una pagina solo Sua o una vetrina con i concorrenti; e, se un giorno cambia software, se potrà esportare l'archivio clienti.

WhatsApp, in fondo, è già un'app per appuntamenti: l'unica che non chiude mai, nemmeno quando dovrebbe staccare Lei.

Quanto costano gli appuntamenti saltati? Un esempio calcolato

Ipotesi, da sostituire con i Suoi numeri: « Studio Chiara », un'estetista che lavora da sola a Verona, 40 appuntamenti a settimana, 46 settimane l'anno, in regime ordinario (IVA detraibile). Di questi, 8 a settimana sono trattamenti lunghi da 60 €.

1. Senza acconto. Ogni settimana due clienti non si presentano: un trattamento da 60 € e uno da 30 €. Sono 90 € a settimana, cioè 90 × 46 = 4.140 € l'anno.
2. Con 15 € di acconto sui trattamenti lunghi. La cliente assente al trattamento da 60 € lascia i suoi 15 €: la perdita scende a 75 € a settimana, 75 × 46 = 3.450 € l'anno. Trattiene 690 €.
3. Quanto costa incassare gli acconti online. Con Traxo il 3% di 15 €, cioè 0,45 €. Per 8 trattamenti lunghi a settimana: 8 × 0,45 × 46 = 165,60 € l'anno.
4. L'abbonamento. Starter con pagamento annuale: 40 × 12 = 480 € + IVA.

Bilancio: 690 − 165,60 − 480 = 44,40 € a favore di Studio Chiara, prima ancora che una sola cliente cambi abitudini. Il conto vale se l'IVA sull'abbonamento la detrae. In regime forfettario non la recupera: 480 € diventano 585,60 € e il bilancio scende a −61,20 €, che si recuperano con due trattamenti lunghi saltati in meno in un anno. In più, una cliente che ha pagato un acconto ha un motivo per avvisare, e un orario liberato il giorno prima si rivende. Questo effetto non lo calcoliamo: confronti i Suoi appuntamenti saltati su tre mesi, prima e dopo.

Per confronto, sulla vetrina di Treatwell: se porta a Studio Chiara 4 clienti nuove al mese con una prima prenotazione da 50 €, la commissione è 12,50 € a cliente, 4 × 12 × 12,50 = 600 € + IVA l'anno. Non è un costo a vuoto, sono clienti che senza vetrina forse non avrebbe; ma è un costo che cresce con il successo. Come si imposta l'acconto è spiegato nella pagina sui pagamenti e gli acconti alla prenotazione.

App per appuntamenti o gestionale: di cosa ha bisogno davvero?

Un gestionale per saloni come Image & Beauty fa molto di più dell'agenda: cassa, magazzino prodotti, statistiche, invii di marketing. Se vende prodotti al banco e ha tre dipendenti, quelle funzioni si pagano da sole.

Ha ragione, a una condizione: che qualcuno quei dati li legga davvero. Se nel Suo caso il gestionale serve soprattutto a segnare gli appuntamenti, sta pagando un'intera cabina di regia per usare il calendario. Allora bastano una prenotazione online che conosca le durate, una scheda per cliente con visite e pagamenti, e un canone senza contratto annuale obbligatorio.

Cosa fa Traxo, e cosa non fa

Traxo è la prenotazione dentro il Suo sito: il cliente sceglie il servizio, vede solo gli orari davvero liberi della durata giusta, paga l'intero importo o un acconto se Lei lo chiede e riceve la conferma via email, poi il promemoria il giorno prima. L'appuntamento compare nella Sua agenda Google, Apple o Outlook. Starter, a 40 € + IVA al mese con pagamento annuale o 50 € al mese senza vincoli, comprende il sito, la prenotazione online con le durate di ogni servizio, i pagamenti online al 3% e le schede clienti. Con più persone serve Pro, a 80 € o 100 € + IVA al mese, con un'agenda per persona fino a sei. Il dettaglio è nella pagina dei prezzi, e come si imposta per un centro estetico nella pagina per gli istituti di bellezza.

Domande frequenti

Qual è la migliore app gratis per gli appuntamenti dei clienti?

Dipende da quanti ne prende. Per un solo tipo di appuntamento, Google Calendar con l'account personale (ma senza promemoria automatici); per più servizi, Setmore Free (fino a 4 utenti, promemoria solo via email) o SimplyBook.me Free (fino a 50 prenotazioni al mese). Oltre quei limiti, nessuna è più gratis.

Google Calendar va bene per prendere appuntamenti?

Sì, per un'attività semplice. Con l'account gratuito ha una sola pagina di prenotazione, senza promemoria automatici; per i promemoria via email, più pagine, la verifica delle prenotazioni spam e il pagamento alla prenotazione serve Google Workspace o Google One.

Come si evitano le prenotazioni false?

Con un acconto sui servizi lunghi, anche piccolo: chi paga 15 € per prenotare esiste. Per i servizi che richiedono due parole prima, meglio la conferma manuale: il cliente manda una richiesta, Lei accetta.

I clienti devono scaricare un'app per prenotare?

Non necessariamente. Con una pagina di prenotazione, come quella di Google Calendar, di Setmore o del Suo sito con Traxo, il cliente prenota dal browser del telefono; un marketplace come Treatwell invece spinge la propria app.

Quanto costa un software prenotazioni per un centro estetico?

Da 0 € con i piani gratuiti, che si fermano presto, a 39-99 € al mese per un gestionale completo come Image & Beauty, con contratto di 12 mesi. Con Traxo 40 € + IVA al mese con pagamento annuale, o 50 € al mese senza vincoli.

Preferisce parlarne prima? +33 7 80 98 20 43 — una persona vera, dal lunedì al sabato. Lavoriamo a distanza, ovunque si trovi la Sua attività.