Gestionale centro estetico: cabine, prezzi, agenda

Come scegliere un gestionale per centro estetico

Quasi tutti i software per centri estetici promettono le stesse cose in prima pagina: agenda, prenotazione online, promemoria, scheda cliente, spesso anche la cassa. Le differenze si vedono solo provando il programma con i Suoi trattamenti, non con quelli della demo. Prima della dimostrazione, scriva su un foglio quello che oggi Le fa perdere tempo: le telefonate mentre è in cabina, la stessa cabina data a due clienti, la cliente che non si presenta a un trattamento viso di un'ora e un quarto.

Poi chieda a ogni fornitore di mostrarLe proprio questi casi. Un dettaglio che sembra piccolo può pesare ogni giorno: il titolare di un centro estetico, in una recensione dell'app Treatwell Pro del maggio 2023, lamentava che la durata minima di un trattamento fosse passata a 15 minuti, così un baffetto da 5 minuti non si poteva più prenotare. Queste sono le domande che separano un gestionale per centro estetico da un'agenda qualsiasi:

• Ogni trattamento può avere la sua durata reale, anche di pochi minuti, più il tempo per rifare la cabina?
• L'agenda prenota insieme l'estetista e la cabina, e non propone l'orario se manca una delle due?
• La cliente può pagare online alla prenotazione, trattamento intero o acconto, e lo decido io trattamento per trattamento?
• I pacchetti di sedute si scalano da soli a ogni passaggio, e la cliente vede quante gliene restano?
• Dove prenota la cliente: sul mio sito e sulla mia scheda Google, o in un portale che mostra anche i centri vicini?
• Quanto pago al mese con tutto il team, e ci sono commissioni sulle clienti nuove?
• Quanto dura il contratto, come si disdice e che fine fa l'archivio clienti?

Quanto costa un software per centro estetico

Confrontare i prezzi è difficile perché ognuno li conta a modo suo: operatori inclusi e un supplemento per ogni persona in più, scaglioni di utenti e cabine, moduli a parte, oppure una commissione sulle clienti nuove. Questi sono i prezzi che ogni fornitore pubblica sul proprio sito, letti il 25/09/2026. Dove la pagina non dice se l'IVA è compresa, lo indichiamo:

Prendiamo un centro con tre estetiste e due cabine. Con Wellify sono 29 € più un operatore aggiuntivo a 10 €: 39 € al mese, 468 € l'anno più una quota di attivazione non indicata sulla pagina, e 49 € al mese se aggiunge il modulo cassa. Con Koibox il piano Base copre tre utenti e fino a cinque cabine per 30 € al mese, cioè 360 € l'anno, un po' meno con il piano annuale. Con Image & Beauty il piano Starter costa 39 € al mese, 468 € l'anno, con un impegno di 12 mesi e 1 postazione «manager»; la pagina non dice quante estetiste comprende in agenda. Con Treatwell l'agenda si paga soprattutto in commissioni: il 25% su ogni cliente nuova che arriva dal portale.

Con Traxo un team con un account per persona rientra nella formula Pro: 80 € + IVA al mese con pagamento annuale (960 € l'anno) o 100 € + IVA al mese senza vincoli, fino a sei account, con il sito, la scheda Google e il programma fedeltà a punti compresi. Nessuna commissione sugli appuntamenti, il 3% su quello che la cliente paga online. A canone puro, per tre estetiste Traxo costa più di Wellify o Koibox: confronti quello che ogni prezzo comprende, non solo la cifra.

• Wellify: 29,00 € al mese con 2 operatori inclusi, 10,00 € al mese per ogni operatore in più; magazzino, modulo cassa e statistiche avanzate a 10,00 € al mese ciascuno. Operatori e moduli aggiuntivi a fatturazione annuale, con una quota di attivazione una tantum di cui la pagina non indica l'importo. Primo mese gratuito. La pagina non indica l'IVA.
• Koibox: piano Base 30 € al mese con 3 utenti e 5 risorse o cabine, Oro 40 € con 5 utenti e 10 cabine, Platino 55 € con 8 utenti e cabine illimitate, tasse escluse. Con il piano annuale si risparmiano 2 mesi.
• Image & Beauty: 39, 69 o 99 € al mese senza commissioni sugli appuntamenti, con 1 postazione «manager» (2 nel piano AI Pro). Contratto di 12 mesi che si rinnova da solo, disdetta via PEC o raccomandata almeno 60 giorni prima della scadenza. La pagina non indica l'IVA.
• Treatwell: 25% di commissione sulle clienti nuove acquisite tramite il portale, 0% sulle prenotazioni ricorrenti, 2% sui prepagamenti online, prezzi e commissioni soggetti a IVA. Contratto minimo di 12 mesi.

Cabine, postazioni e macchinari: un'agenda a due risorse

In un centro estetico un appuntamento occupa due cose alla volta: un'estetista e uno spazio. Con una sola cabina il problema non si vede. Con due cabine e tre estetiste, o con una postazione unghie accanto alle cabine, basta un'agenda che segue solo le persone per mandare due clienti nella stessa stanza alla stessa ora. Non tutti i gestionali ragionano così: Koibox, per esempio, conta le cabine nei suoi piani, altri contano solo gli operatori.

Per impostare l'agenda, parta dalla pianta del centro. Elenchi le cabine e le postazioni, poi scriva per ogni trattamento chi lo esegue, in quale spazio, quanto dura davvero e quanto tempo serve dopo per pulire e rifare il lettino. Se un macchinario sta in una sola cabina, i trattamenti che lo usano dipendono da quella cabina: è il caso tipico in cui un'agenda qualsiasi propone un orario che in realtà non esiste.

Traxo prenota insieme estetista e cabina e mette online solo gli orari in cui ci sono tutte e due, con il tempo di riassetto già contato.

• Cabine e postazioni con il loro nome, come sulla porta
• Per ogni trattamento: le estetiste abilitate, lo spazio, la durata e il riassetto
• Giorni e orari di ogni estetista, part-time compresi
• Pause e chiusure, perché gli orari online seguano il calendario vero

Portale di prenotazione o sito del centro

Le clienti possono prenotare da tre porte: il telefono, che resta; un portale di prenotazione, dove La trovano accanto ad altri centri della zona; il Suo sito e la Sua scheda Google, dove vedono solo Lei. Il portale porta clienti nuove, ed è il suo valore reale: chi ha appena aperto e non ha ancora un giro di clienti può averne bisogno. In cambio si paga: Treatwell, per esempio, trattiene il 25% sulle clienti nuove acquisite e niente sulle prenotazioni ricorrenti, con un contratto minimo di 12 mesi. E sul portale la cliente, ogni volta che torna, vede anche gli altri centri.

Un centro con una clientela fissa di solito combina le tre porte: il telefono per chi preferisce chiamare, il sito e la scheda Google per tutte le altre, il portale solo se trovare clienti nuove è davvero il problema. Quello che conviene evitare sono due agende separate. Una prenotazione che entra da una parte deve chiudere subito quell'orario ovunque.

Cambiare gestionale senza perdere le clienti

Prima di firmare, legga le condizioni di uscita con la stessa attenzione del prezzo. Diversi contratti durano 12 mesi e si rinnovano da soli: Image & Beauty chiede la disdetta via PEC o raccomandata almeno 60 giorni prima della scadenza, Treatwell indica una durata minima di 12 mesi anche con il pagamento mensile. Segni la data limite in agenda il giorno stesso della firma.

La seconda domanda riguarda l'archivio: anagrafiche, storico dei trattamenti, allergie annotate, pacchetti in corso. Chieda in che formato Le viene consegnato se va via, e in quanto tempo. E i pacchetti aperti vanno riportati con le sedute residue: una seduta persa nel passaggio è la prima cosa che una cliente ricorda.

Con Traxo il mensile è senza vincoli; l'annuale dura 12 mesi e si rinnova, salvo disdetta almeno 30 giorni prima della scadenza. Se disdice, il sito e il dominio finiscono con l'abbonamento; l'archivio clienti Le viene restituito su richiesta entro 30 giorni, poi cancellato. L'account si apre online in due minuti; mentre crea il sito, può prenotare una chiamata di lancio di 15 minuti, offerta.