Una chiamata persa è un cliente che chiama il prossimo della lista. Ecco cosa fa la segretaria AI quando non può rispondere — e cosa non fa mai senza il Suo via libera.
4 min di letturaAttiva 24 ore su 24, 7 giorni su 7Regole scritte con Lei
In breve
Risponde quando Lei non risponde, in italiano e con calma: ascolta, annota il motivo, l'indirizzo e l'urgenza, poi Le manda l'essenziale in quattro righe. Se lo desidera, propone un orario e fissa l'appuntamento — oppure lo segna in attesa della Sua conferma.
I numeri
29,90 €
al mese per AiVoice Business, una segreteria AI venduta in Italia, con minuti di chiamata illimitati; la pagina non dice se l'IVA è inclusa.
ogni 30 giorni, IVA esclusa, per il piano Agile di MySegretaria, una segreteria virtuale gestita da persone reali: 44 minuti inclusi, risposta 7 giorni su 7 dalle 8:30 alle 19:30.
Di notte, la domenica, mentre è in ferie o semplicemente quando è sotto un lavandino: qualcuno risponde. Il cliente non deve chiamare il concorrente per farsi ascoltare.
Conosce i Suoi servizi, i Suoi prezzi e la Sua zona, perché glieli ha indicati Lei. Parla italiano, con calma, e non finge di essere una persona.
Una segretaria AI non è una segreteria telefonica più educata. La segreteria registra un messaggio che molti non lasciano; lei fa le domande che servono per decidere, cioè cosa succede, dove e per quando, e propone un orario. È la differenza tra una chiamata persa e un appuntamento fissato alle 23. L'altra strada che trova confrontando le offerte è una segreteria virtuale gestita da persone reali: utile per le chiamate che chiedono un giudizio che non si può scrivere in anticipo, ma con un orario, come quella citata qui sotto, che risponde dalle 8:30 alle 19:30.
Voce naturale, in italiano, tono calmo
Più chiamate insieme, senza attesa
Dice subito che è un'assistente virtuale
02
Le dà il cambio, non La sostituisce
Interviene solo se non risponde: sceglie Lei dopo quanti squilli, e in quali fasce orarie risponde sempre la segretaria. Il Suo numero resta il Suo numero.
E può spegnerla con un tocco, per un'ora o per una settimana. Non deve usarla subito per tutto: quasi tutti iniziano con le notti e i weekend.
«I miei clienti vogliono parlare con me.» Continueranno a farlo: il Suo telefono squilla per primo, e la segretaria risponde solo alle chiamate che comunque non avrebbe preso. Il cliente abituale che la trova una domenica riattacca con il suo appuntamento, e Lei può richiamarlo il lunedì, se vuole.
Errore frequente
Collegarla a tutte le chiamate dal primo giorno. Meglio partire dalle ore in cui non risponde mai, ascoltare cosa dice, e poi allargare.
«Quali chiamate sto perdendo, a che ora, in quale lingua, e cosa deve succedere subito dopo?»
Chi ha chiamato, per cosa, dove, e quanto è urgente. Quattro righe sul Suo telefono appena finisce la chiamata — abbastanza per decidere in dieci secondi se richiamare subito o stasera.
La trascrizione completa resta disponibile se vuole controllare un dettaglio, e la chiamata si collega da sola alla scheda del cliente quando il numero è già noto.
Chiamata presa alle 21:47durata 1 min 12 s
UrgenteSig. Lombardi · 338 765 4321
MotivoPerdita sotto il lavello, acqua chiusa al contatore
Indirizzovia Saragozza 8, Bologna
RichiestaIntervento domani mattina prima delle 9
Orario proposto e accettato: domani alle 08:00 — in attesa della Sua conferma
04
Può fissare l'appuntamento da sola
Se glielo permette, guarda le Sue disponibilità reali, propone un orario della durata giusta e conferma l'appuntamento.
Valgono esattamente le regole delle Sue prenotazioni online: durate, tempi di spostamento, preavviso minimo, orari che ha bloccato. Non può mettere niente dove Lei non vuole nessuno.
Esempio concreto · idraulico, pronto intervento notturno
Chiamata alle 23 per una perdita. La segretaria valuta l'urgenza, comunica la tariffa notturna stabilita dall'idraulico e fissa l'appuntamento alle 7 del giorno dopo. L'idraulico legge tre righe appena sveglio.
05
O solo una pre-prenotazione, se preferisce decidere Lei
Segna un orario provvisorio e il cliente sa che va ancora confermato. Niente è definitivo finché non conferma Lei, con un tocco dal telefono.
Può usarle tutte e due: prenotazione automatica per una manutenzione ordinaria, pre-prenotazione per un lavoro da preventivare prima di impegnarsi.
06
Le regole le scrive Lei
Cosa può dire, cosa rifiuta, cosa Le passa: si decide tutto insieme all'attivazione, e si può cambiare in qualsiasi momento. Non dà mai un prezzo che non ha fissato Lei.
Lo storico di tutte le chiamate resta consultabile, con quello che è stato detto e quello che è stato deciso. Quello che promette resta una Sua scelta — la segretaria non si inventa niente.
Sul prezzo, le offerte in Italia seguono due modelli. C'è chi chiede un canone mensile fisso con minuti illimitati; altri includono un pacchetto di minuti e fanno pagare ogni minuto in più, così una settimana di gelo costa più di una tranquilla. Prima di confrontare, conti per due settimane le chiamate che perde, a che ora arrivano e quanto dura ciascuna. Traxo non pubblica un prezzo per la segretaria AI: si definisce nella chiamata di lancio di 15 minuti, a partire dalle chiamate che riceve davvero e dagli orari da coprire.
Le Sue regolemodificabili quando vuole
Risponde dopo4 squilli
Sempre, dalle19 alle 8 · weekend
Preventivi al telefonoMai — propone un sopralluogo
Urgenza rilevataLa chiama subito
Cosa Traxo non fa
La segretaria AI non sostituisce un centralino aziendale che smista le chiamate tra dieci interni, non fa chiamate in uscita e non dà mai un prezzo o una diagnosi che Lei non le abbia scritto.
Domande frequenti
Dice fin dall'inizio che è l'assistente dello studio o dell'azienda. È una scelta voluta: i clienti accettano molto meglio un'assistente chiara che una voce che finge di essere umana.
Prende il messaggio e lo passa a Lei, oppure Le trasferisce la chiamata se l'ha chiesto per quel tipo di richiesta. Non improvvisa risposte.
Sì. Impostiamo un trasferimento di chiamata condizionato: squilla prima il Suo numero, e la segretaria risponde solo se Lei non risponde. Per i Suoi clienti abituali non cambia niente.
Solo quelli che ha fissato Lei. Per tutto il resto propone un sopralluogo o un preventivo, e annota cosa c'è da quotare.
Più di una, senza attesa. È quello che conta nei giorni di gelo o di temporale, quando chiamano tutti nello stesso momento.
Sul mercato italiano le offerte pubblicate partono da un canone di qualche decina di euro al mese: minuti illimitati per alcune segreterie AI, un pacchetto di minuti e una tariffa per ogni minuto in più per le segreterie gestite da persone. Per la segretaria AI di Traxo non c'è un listino: il prezzo si definisce nella chiamata di lancio di 15 minuti, a partire dal volume delle Sue chiamate e dagli orari da coprire.
La scriviamo insieme a Lei. La sente al telefono prima di attivarla.
